Les enfants jouent en HARMONY avec la solution Intermec

Spécialiste du jouet, Harmony s’attache quotidiennement à faire son métier avec passion. Tant qu’il y aura des rêves d’enfants, cette passion animera ce fabricant qui peut ainsi jouer au Père Noël toute l’année.

Basée en Haute Loire, cette entreprise est créé en 1998 à partir de la fusion de deux distributeurs, Harmony est fabricant, importateur, exportateur en Europe et négociant en jouets. La société a un effectif de 140 personnes et un CA d’environ 24 millions d’euros. Le développement de nouveaux jouets, nés de l’imagination de ses concepteurs, fait l’objet d’un cahier des charges précis, validé par tous les tests de conformité. L’intégration des opérations industrielles, de la fabrication jusqu’au packaging, autorise Harmony à une réactivité très forte dans le service auprès des clients.

Pour fournir à ses quarante gestionnaires itinérants des outils temps réel pour la prise des commandes, la gestion des retours et les livraisons, le fabricant et négociant de jouets a opté pour une solution d’Interscan Systèmes, intégrateur en Identification Automatique, Traçabilité et Mobilité. Grâce aux PDA durcis Intermec 760 munis d’une communication GPRS, les clients d’Harmony, magasins et grande distribution, bénéficient d’un réassort sur place ou d’une livraison à J+1 avec un maximum d’efficacité. De leur côté, les gestionnaires d’Harmony apprécient la souplesse, la performance et la rapidité de mise à jour des informations ; tandis que la direction se félicite des gains de trésorerie obtenus.

La clientèle Harmony est constituée de magasins, grandes surfaces (Auchan, Intermarché, Leclerc, Champion, Super U...) et supérettes (Shoppi, Ecomarché...) ; soit un fichier de plusieurs milliers de clients auxquels elle livre 2500 articles actifs.

Pour fournir ces « Sèche-pleurs », ce sont quarante gestionnaires qui sillonnent la France en camion ou en voiture. En effet, Harmony possède à ce jour, un savoir-faire unique dans le traitement de la proximité des clients, de la livraison sur place et de la mise en rayon. Les gestionnaires mettent les jouets en rayon et font le réassort des linéaires ; puis après la mise en place, ils éditent un bon de commande avec la liste de tous les articles commandés ou mis en place et la font valider par le responsable du magasin. Dans le cas des commande seulement prises, la livraison a lieu, quelques jours plus tard, par le gestionnaire qui revient pour mettre la marchandise en rayon. Six dépôts situés sur le territoire servent à réduire les durées de transport ; tandis que celui de Vendée, spécialisé dans les articles de plage, ne travaille qu’en livraison.

Un mode de fonctionnement spécifique et sa solution

Les gestionnaires passent à leur centre le vendredi, chargent leur véhicule et remettent leur stock à niveau. Ils emportent suffisamment d’articles pour pouvoir assurer le réassort des clients jusqu’au vendredi suivant. Dans ce métier, beaucoup de promotions s’étalent sur 15 jours : un lot d’articles est alors laissé sur place et au bout de la période, le gestionnaire récupère les restants. Avec une gestion «  papier/crayon », il n’est pas toujours facile d’accorder les flux de jouets et d’informations quand les opérations de promotion s’enchaînent. C’est entre autres là, qu’une solution en temps réel devenait nécessaire. Eric Dunis, le Directeur du projet, avait envisagé au début une solution par modem. Elle signifiait que les gestionnaires devaient se connecter le soir depuis l’hôtel pour envoyer les commandes de la journée. Or, avec une livraison demandée par le marché à J+1, cela s‘avérait impossible. Des essais ont aussi été faits avec des Tablet PC, mais l’outil était peu adapté. C’est alors qu’Interscan Systèmes a présenté le PDA durci 760 d’Intermec avec GPRS et lecteur code-barres. La communication GPRS qui permet une liaison instantanée directement au serveur du siège, quel que soit le point où se trouvent les négociants, associée au PDA 760 a fait que celui-ci a rapidement été retenu pour ses fonctionnalités et sa compacité. Le développement dans les PDA durcis 760 a été fait par Interscan, puis ce savoir-faire a été transmis à Harmony qui après formation a repris l’application et l’a fait évoluer avec Windev Pocket PC en fonction des demandes des gestionnaires et des clients. Les informations fournies par les gestionnaires sur le terrain portent sur les commandes, les retours, les livraisons et sont envoyées par GPRS directement via le PDA. Elles sont analysées par un logiciel pour détecter d’éventuelles anomalies, puis transitent par FTP (Oleane) vers l’Intégrale SAGE, utilisée pour la gestion commerciale. Au début, des difficultés pour imposer un outil technique ont été perçues auprès des gestionnaires, mais elles ont très vite disparu devant l’efficacité, la fiabilité du systèmes et surtout, l’aide que le temps réel leur apportait face à leurs clients. Aujourd’hui, le seul problème éventuellement rencontré peut être une panne de serveur FRP... Le programme accepte la saisie par un code-barres EAN13 ou le code article et les gestionnaires peuvent avec le PDA faire l’inventaire du rayon, à la place du client et pour son compte. Naturellement, ces inventaires ne peuvent pas être transmis par GPRS. Au siège, le stock d’Harmony est mis à jour chaque soir et au matin, les fichiers stocks, tarifs, articles et clients sont mis à jour par GPRS directement dans les PDA des gestionnaires. Ils peuvent ainsi mieux conseiller les clients sur la disponibilité des articles et savent ceux qu’ils ne peuvent commander si il y a une rupture de stock.

Les résultats positifs d’un ambitieux projet

 Auparavant, les bordereaux de livraison (BL) étaient ramenés le vendredi et saisis à la main ; ce qui entraînait jusqu’à deux semaines entre la prise de commande et la facturation au client. « Aujourd’hui, outre la gestion du stock en temps réel et la facturation quasi instantanée, le gain de trésorerie est réel. Et une trésorerie à jour, signifie des banquiers satisfaits », comme le précise Eric Dunis.
 Dans le cadre des promotions, une gestion fine en temps réel des articles laissés sur place, améliore grandement l’efficacité de l’opération.
 Les clients sont également satisfaits par la facturation avec la livraison ainsi que de la gestion des avoirs. En raison des délais qui s’écoulaient entre leur création et leur utilisation, ces derniers étaient difficiles à gérer auparavant.

Enfin, grâce à la réactivité obtenue par les PDA d’Intermec, l’image d’Harmony auprès de ses clients est améliorée ; tandis que ses gestionnaires sont heureux d’utiliser des outils performants qui ont supprimé leur travail administratif. D’ailleurs, de nouvelles applications sont d’ores et déjà envisagées pour utiliser encore davantage les PDA durcis.

Source Interscan