L’Abbaye de Sept-fons où les vertus bienfaisantes d’Interscan !

L’Abbaye de Sept-Fons fabrique et commercialise une large gamme de produits naturels et diététiques à partir de germe de blés (biscuits, confitures traditionnelles, miels...). Soucieuse de réaliser des gains de temps, de supprimer ses erreurs de saisie, d’accroître la sécurité alimentaire et la qualité de ses gammes, l’Abbaye vient de s’équiper du progiciel Scimari d’Interscan Systèmes.

A Dompierre sur Besbre (03) c’est près de 10 siècles d’histoire qui forge l’origine de la communauté des moines de sept-fons. Installés en Bourbonnais depuis le XIIe siècle, les antres religieux furent frappés par les événements de la révolution de 1789 qui n’épargnèrent pas les bâtiments. C’est seulement en 1845 que les moines de l’Abbaye de Sept-Fons purent s’y réinstaller. Et Depuis 1930, les bénédictins partagent leur temps de recueillement avec celui de travail pour la fabrication de compléments alimentaires. La spécificité de la Germalyne, 100% germe de blé, reste un fondement de la diététique moderne, dont sont issues les compléments alimentaires riches en vitamines naturelles et reste toujours des produits très recherchés. Aujourd’hui, dans l’atelier de préparation de l’Abbaye, le germe de blé est préparé sous forme pulvérulente ou soluble, pour en faciliter l’absorption. Le produit phare est le germe de blé dont un kilo nécessite plus d’une tonne de blé. Celui-ci est alors décliné en de nombreuses autres préparations après séparation du son et broyage.

Mieux rompus aux techniques de fabrication, aujourd’hui, les moines trappistes proposent une large gamme de produits naturels et diététiques (compléments alimentaires en poudre et en comprimés, biscuits, petits déjeuners, confitures traditionnelles et miels). Ces productions de qualité sont destinées aux grandes et moyennes surfaces, aux grossistes, principalement « bio » et au réseau des monastères. Ce n’est pas tout l’Abbaye de Sept-Fons vend également par correspondance, via son site Internet et en magasin pour les particuliers. Une activité qui génère un chiffre d’affaires de près de 4 millions d’euros, dont environ 30% provient des confitures. Des revenus qui servent à l’entretien et à l’amélioration de l’Abbaye.

La Traçabilité au service de la logistique...

Cette PME complètement intégrée dans les activités de la vie monastique, répond à l’application la directive européenne (178-2002 CE) concernant les prescriptions générales de la sécurité alimentaire. Une mesure obligatoire qui se présente comme une opportunité pour compléter son organisation interne déjà existante et la mise en place d’une démarche ISO 22000 actuellement en cours. (L’ISO 22000 contient les règles de la certification HACCP, typique des entreprises agro-alimentaires). Sept-Fons est une Abbaye des temps modernes.

A la pointe du progrès elle dispose également d’une logistique en flux tendus : chaque jour est livré un minimum de dix palettes de céréales, de confitures et de miel à des clients dont la commande a été reçue le jour même. A l’origine, c’est une recherche Internet qui mène le frère David-Alexis Vergon jusqu’à Interscan Systèmes qui recherche justement une solution pour fiabilisé les préparations de commandes et gagner davantage en productivité. Sa découverte fructueuse permet au frère de constater l’étendue des possibilités qu’offre Scimari. Certes, le spécialiste de l’intégration des systèmes codes-barres qui propose une gamme complète de logiciels dédiée à la traçabilité, semble pouvoir répondre aux attentes de l’abbaye et notamment de ses 105 produits (compléments alimentaires, comprimés - vitamines naturelles, petits déjeuners, boissons instantanées, biscuits diététiques, confitures extra/allégées, produits de la ruche...).

À l’Abbaye, les commandes sont enregistrées et préparées le jour même ou le lendemain de sa réception. A partir de la réception, le colis est expédié dans un délai minimum de 3 jours et un maximum de 10 jours. Les livraisons en France métropolitaine sont assurées en « Colissimo Suivi ». Frère Alexis souhaitait avant tout que le progiciel assure la traçabilité et évite les erreurs de saisie, source de litiges : « ce nouveau système a aussi amené la suppression des litiges avec les clients et le fait que ces derniers ne soient plus facturés à tort pour des articles non livrés ». Matériel de saisie, formation, analyse et développements spécifiques pour répondre aux besoins particuliers de l’Abbaye - ont été assurés par Interscan Systèmes.

Depuis la mise en place du nouveau dispositif, dès qu’une commande est reçue par fax, un terminal mobile IS 8300 sert au frère préparateur aussi bien à saisir, vérifier la préparation de commandes et qu’à gérer la livraison.

Un déploiement réussi et approuvé par la communauté...

Travaillant avec des clients connus, réguliers et des articles identifiés, les fichiers « produits » et le fichier « clients » ont été intégrés dans la base pour en faire un élément de productivité.

L’IS 8300 sert alors à la saisie en scannant les codes-barres correspondants au fur et à mesure que l’opérateur prépare la commande, directement à partir du document original. Lorsqu’il a terminé, il transfère les données et ainsi les bases de données et le logiciel de gestion/facturation Informix sont mis à jour. La facture est immédiatement émise et peut accompagner la livraison. Cette manière d’opérer se traduit naturellement par un gain de temps important car elle évite les re-saisies. Pour certaines commandes de 5 à 6 palettes pour un seul client, elles sont traitées séparément afin de faciliter l’organisation des palettes. Aujourd’hui, les bienfaits sont approuvés et l’usage est jugé satisfaisant : « Si les utilisateurs étaient réticents au début, à cause de l’arrivée de la technologie, cette appréhension s’est vite dissipée devant les avantages de la solution d’Interscan Systèmes et tout se passe bien maintenant » précise Frère Alexis.

A l’Abbaye Notre-Dame de Sept-Fons, la communauté de moines trappistes est certes engagée dans la foi, mais œuvre aussi à l’accomplissement de la satisfaction de ses clients... !

Cyrille GESLIN

Le 09/ 05/2006